Ke zlepšování firemních interních procesů stačí málo… třeba fixy a papír

Každých 14 dní se díváme zpět a hodnotíme, co se nám dařilo a co ne. Vyřešili jsme díky tomu už 598 námětů na zlepšení interních procesů.

O zkušenostech s retrospektivou píše jeden z našich Team Leaderů, bývalý tester a vývojář Jakub Kotásek ze sekce DCIx.

V sekci produktu DCIx máme přes 20 vývojářů. Pracujeme na 25 projektech současně. Nevyrábíme krabicová řešení, ale implementujeme vše zákazníkům na míru. K tomu spolupracujeme s víc než 20 konzultanty, kteří systémy nastavují.

A všichni se musíme domluvit. Nechceme, aby se u nás dělo, že…

–       levá ruka neví, co dělá pravá

–       na vývojáře se sesypou čtyři projekty naráz a ještě k tomu v pátek dopoledne

–       všichni jsou přetížení, ale polovina práce se dělá zbytečně

Proto v celém AIMTECu využíváme přístup SCRUM.

Pracujeme ve 14denních cyklech.

Na konci každého cyklu mluvíme o tom, co se dařilo a co ne.

Hodnotíme výsledky i to, jak jsme k nim dospěli

Na konci každé iterace děláme 2 základní činnosti:

  1. Vyhodnocení sprintu, kdy se zaměřujeme na to, co jsme dělali, dokončili a dodali
  2. Retrospektiva, která je zaměřená na pocity. Co jsme dělali dobře? Co nás štvalo? Co můžeme zlepšit a zefektivnit?

Retrospektiva se snaží vylepšovat proces vývoje, a tím pádem zlepšovat výkonnost týmu jako celku.

Fungovat nám to celé začalo až po čtvrt roce zavádění

Retrospektivu jsme zaváděli v roce 2012.

Nejdřív jsme to zkoušeli na malém interním projektu. A ze začátku to dost skřípalo. Byla to vlastně další schůzka navíc. Vývojářům se do ní moc nechtělo.

A co hůř, nebylo to ani moc přínosné. Jako každá nově zavedená věc to mělo plno chyb. Které jsme ale odstranili díky tomu, že obsahem každé retrospektivy při jejím zavádění byla i retrospektiva na retrospektivu.

Zhruba po 3 měsících, tedy po 6 retrospektivách, se nám začalo dařit.

Čtvrtý měsíc jsme už dali dohromady 10 návrhů na změny.

Nejvíc se nám osvědčily papírky: glad, sad, mad

Potřebujete vývojáře, fixy, papírky, magnety a tabuli.

Každý vývojář může napsat 3 papírky a každý z nich může být:

  • Glad = toto se mi povedlo a z tohoto mám radost
  • Sad = tohle mě trochu štvalo a mohlo by se příště udělat líp
  • Mad = tohle mě úplně blokovalo a vůbec jsem s tím nemohl pracovat.

Postupně vylepíme papírky a vysvětlíme, co na nich je.

Pak papírky tematicky seskupíme a hlasujeme, co má pro koho jakou prioritu.

Následuje rychlý brainstorming a porada v týmu. Co s pojmenovanými podněty můžeme udělat?

Definované položky zapíšeme.

A na začátku následující retrospektivy projdeme, co jsme udělali s jakým bodem. U každého problému evidujeme, jestli jsme ho jen definovali, nebo už vyřešili, a nebo jestli nám někdo řešení potvrdil jako úspěšné a podnět můžeme úplně uzavřít.

Průměrně vyřešíme 120 námětů ročně

Za necelých 5 let jsme vyřešili 598 námětů. Tedy asi 5 z každé retrospektivy. Setkávání pro nás má jednoznačný přínos.

Co jsme třeba díky retrospektivě udělali?

–       Zavedli jsme „Definition of Done“ pro všechny aktivity.

–       Začali jsme více řešit náhodné testy, které nás už hodně štvaly.

–       Zefektivnili jsme „stanování“ (tak označujeme stand-up meeting).

–       A taky pravidelně domlouváme grilovačky a týmové akce.

Retrospektiva odstraňuje každodenní problémy a vylepšuje procesy

Víte o někom, kdo by se chtěl AIMTECem inspirovat?

Věřte naší zkušenosti: každé nasazení nové věci nebo procesu bolí.

Ze začátku se může zdát, že to nebude fungovat.

My po 5 letech s retrospektivami určitě chceme pokračovat.